Lịch sử giao dịch quỹ đặt phòng

1Mở trang

Bấm tên của bạn ở góc phải trên cùng, chọn Lịch sử giao dịch trong nhóm Tài chính. Trang liệt kê mọi biến động của quỹ đặt phòng và các đơn trả bằng Ví công nợ, mới nhất ở trên. Có 4 loại giao dịch, mỗi loại một tab:

↗ Thanh toán

Trừ tiền khi đặt phòng hoặc đặt xe. Dòng dưới ghi nguồn tiền: Quỹ đặt phòng hoặc Ví công nợ.

↺ Hoàn tiền

Trả lại tiền khi hủy đơn hoặc đơn lỗi, về đúng nguồn đã thanh toán.

↙ Nạp tiền

Nạp tiền thủ công: chuyển khoản ngân hàng, 1Hotels ghi nhận. Nạp tiền tự động: qua cổng thanh toán hoặc thẻ, vào quỹ ngay.

↑ Rút tiền

Rút tiền từ quỹ đặt phòng về tài khoản ngân hàng của đại lý.

2Lọc giao dịch

Chọn điều kiện rồi bấm Lọc (hoặc Enter ở ô tìm). Tab loại giao dịch thì lọc ngay.

Tab Tất cả, Thanh toán, Hoàn tiền, Nạp tiền, Rút tiền; cảnh báo khoản quá hạn; ô tìm, Thời gian, Nguồn tiền, Trạng thái công nợ, Lọc, Tải về Excel

1
Tab loại giao dịchKèm số giao dịch mỗi loại; phím ← → để chuyển. Tab Nạp tiền gồm cả nạp thủ công và nạp tự động.
2
Cảnh báo quá hạnChỉ hiện khi có khoản Ví công nợ quá hạn. Bấm Xem các khoản quá hạn để lọc ngay các đơn đó.
3
Tìm kiếmMã đơn hàng, mã giao dịch, khách sạn, người thực hiện, đại lý phụ, mã chuyển khoản.
4
Thời gian7 / 30 / 90 ngày qua, Tháng này, Tháng trước, Tất cả, hoặc Chọn ngày… trên lịch.
5
Nguồn tiềnQuỹ đặt phòng hoặc Ví công nợ.
6
Trạng thái công nợChưa thanh toán, Sắp đến hạn, Quá hạn, Đã thanh toán. Chọn thì tự lọc nguồn Ví công nợ.
7
LọcÁp dụng các ô đã chọn. Có thay đổi chưa áp dụng thì nút có chấm cam.
8
Tải về ExcelTải danh sách đang lọc để đối soát với kế toán.

3Đọc bảng giao dịch

Cột chữ ở bên trái, cột số ở bên phải: Số tiền → Giá bán → Lợi nhuận đứng liền nhau (lợi nhuận = giá bán − số tiền), Số dư quỹ ở cuối như sao kê ngân hàng.

Bảng giao dịch: thời gian, loại và nguồn tiền, nội dung, người thực hiện, công nợ, số tiền, giá bán, lợi nhuận, số dư quỹ

1
Thời gianGiờ và ngày giao dịch.
2
Loại · Nguồn tiềnThanh toán (xám), Hoàn tiền (xanh lá), Nạp tiền thủ công / tự động (xanh dương), Rút tiền (vàng). Dòng dưới: Quỹ đặt phòng hoặc Ví công nợ (tím).
3
Nội dung"Thanh toán đơn KS" / "Hoàn tiền đơn KS" kèm mã đơn (bấm để mở chi tiết đặt chỗ), hoặc phương thức nạp / tài khoản nhận khi rút.
4
Người thực hiệnNhân viên đặt, kèm đại lý phụ / chi nhánh nếu có.
5
Công nợChỉ có ở đơn trả bằng Ví công nợ: trạng thái và hạn trả. Xem mục 4.
6
Số tiềnDấu − là trừ tiền, + là cộng tiền.
7
Giá bánGiá bán cho khách của đơn (nhập ở mục Giá cho khách hàng khi đặt).
8
Lợi nhuậnGiá bán − số tiền đã trả; xanh lá khi có lãi.
9
Số dư quỹSố dư quỹ đặt phòng ngay sau giao dịch. Giao dịch Ví công nợ không đổi quỹ nên ghi "—".

Giá bán và lợi nhuận chỉ hiện ở trang này để đại lý tự theo dõi; khách và khách sạn không thấy.

4Thanh toán bằng Ví công nợ

Đơn trả bằng Ví công nợ là đặt trước, trả sau theo kỳ hạn (ví dụ 7, 15 hoặc 30 ngày). Hạn trả = ngày thanh toán đơn + kỳ hạn. Cột Công nợ cho biết tình trạng từng khoản:

● Chưa đến hạn

Còn trên 3 ngày tới hạn trả.

● Còn n ngày / Đến hạn hôm nay

Sắp đến hạn (từ 3 ngày trở xuống), nên chuẩn bị thanh toán.

● Quá hạn n ngày

Đã qua hạn trả. Trang hiện khung đỏ cảnh báo phía trên bảng.

● Đã thanh toán

Đại lý đã trả khoản này; dòng dưới ghi ngày trả.

● Không phát sinh

Đơn đã hủy và tiền hoàn vào ví nên không phải trả.

Thanh toán các khoản quá hạn sớm để Ví công nợ không bị tạm khóa. Số dư Ví công nợ hiện trên thanh trên cùng, cạnh Quỹ đặt phòng.

5Đối soát và nạp quỹ

Số dư quỹ ở giao dịch quỹ mới nhất luôn bằng số dư Quỹ đặt phòng trên thanh trên cùng. Giao dịch Ví công nợ không làm đổi số dư quỹ.
Đơn bị hủy có hai dòng: Thanh toán lúc đặt và Hoàn tiền lúc hủy (sau khi trừ phí hủy nếu có).
Chuyển khoản nạp quỹ chưa thấy sau vài phút? Gọi kế toán 1Hotels (8:00 – 17:30) và đọc mã chuyển khoản.
Cách nạp quỹ xem Bài 2.