Quản lý đặt chỗ

1Tìm và lọc đơn hàng

Bấm menu Quản lý đặt chỗ trên thanh trên cùng. Chọn điều kiện rồi bấm nút Lọc (hoặc Enter ở ô tìm); tab trạng thái thì lọc ngay. Nút Lọc có chấm cam khi còn điều kiện chưa áp dụng.

1 2 3 4 5 6 7 8

1. 1
   Tab trạng tháiMỗi tab có số đơn. Dùng phím ← → để chuyển tab.
2. 2
   Tìm kiếmMã đơn hàng, mã đặt chỗ, mã khách sạn, tên khách, khách sạn hoặc email. Gõ không dấu được.
3. 3
   Thời gianLọc theo Ngày đặt hoặc Ngày nhận phòng (7 / 30 / 90 ngày, Tất cả). Chọn Chọn ngày… để chọn khoảng ngày trên lịch.
4. 4
   Đại lý phụ / chi nhánhChỉ xem đơn do một đại lý phụ hoặc chi nhánh đặt.
5. 5
   Hóa đơnChưa xuất, Đã xuất, Không xuất.
6. 6
   LọcÁp dụng các điều kiện đã chọn. Chấm cam trên nút nghĩa là còn điều kiện chưa áp dụng.
7. 7
   Bỏ lọcHiện khi đang có điều kiện lọc.
8. 8
   Tải về ExcelTải danh sách đang lọc để đối soát.

2Đọc bảng đơn hàng

Mỗi dòng là một đơn hàng. Bấm tiêu đề cột Đơn hàng, Lưu trú hoặc Tổng tiền để sắp xếp; dưới bảng chọn 10 / 20 / 50 đơn mỗi trang.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. 1
   Đơn hàngMã đơn và giờ đặt. Bấm mã để mở chi tiết.
2. 2
   Mã đặt chỗ và mã khách sạnMã KS là mã xác nhận của khách sạn, khách đọc mã này khi nhận phòng. Đơn vừa đặt có thể hiện Mã KS đang chờ.
3. 3
   Khách sạn và phòngTên dài bị cắt, rê chuột để xem đủ.
4. 4
   Lưu trúNgày nhận – trả, số đêm, số phòng. Sắp đến ngày nhận phòng có nhãn vàng "Nhận phòng sau n ngày".
5. 5
   Khách hàngTên khách và ai đặt: đại lý phụ, chi nhánh hoặc tài khoản người đặt.
6. 6
   Tổng tiềnSố tiền đã trừ quỹ đặt phòng (đơn Chờ thanh toán: số tiền cần thanh toán).
7. 7
   Trạng tháiXem mục 3.
8. 8
   Hóa đơnChưa xuất (cam), Đã xuất (xanh lá), Không xuất (xám). Đơn chưa thanh toán ghi "—".
9. 9
   Sao chép và Chi tiếtNút biểu tượng chép nhanh thông tin đặt phòng bằng tiếng Anh (xem mục 6); Chi tiết mở trang đơn hàng.

3Trạng thái đơn hàng

4Thanh toán đơn Chờ thanh toán

Đơn Chờ thanh toán đã được tạo nhưng chưa trừ quỹ, ví dụ quỹ chưa đủ lúc đặt. Đơn được giữ 20 phút kể từ lúc đặt; mở đơn từ tab Chờ thanh toán ở danh sách.

1 2

1. 1
   Thanh toánTrừ quỹ đặt phòng và gửi yêu cầu đặt phòng. Đủ quỹ thì đơn chuyển sang Đang xử lý.
2. 2
   Thời hạn giữ đơnSố phút còn lại (tự cập nhật), giờ hết hạn và số tiền cần thanh toán.

Khi quỹ không đủ

1. Bấm Thanh toán, hộp thoại Số dư không đủ để thanh toán hiện ra với số cần thanh toán, số dư quỹ và số còn thiếu.
2. Bấm Nạp thêm …: hộp thoại Nạp tiền mở sẵn số tiền còn thiếu. Cách nạp xem Bài 2.
3. Nạp xong, quay lại đơn và bấm Thanh toán trước khi hết thời hạn giữ đơn.

Hết hạn thanh toán

Quá thời hạn giữ mà chưa thanh toán, đơn chuyển sang Hết hạn thanh toán và tự hủy; quỹ không bị trừ tiền.

1 2

1. 1
   Đặt lại phòngMở lại trang khách sạn để kiểm tra phòng trống và giá mới rồi đặt lại.
2. 2
   Băng Hết hạn thanh toánCho biết đơn được giữ đến lúc nào và quỹ không bị trừ.

5Trang chi tiết đơn hàng

Bấm Chi tiết hoặc mã đơn để mở. Phía trên là các nút thao tác và khung trạng thái.

1 2 3 4 5 6 7

1. 1
   Mã đơn hàngBấm biểu tượng cạnh mã để sao chép. Dòng dưới ghi thời điểm đặt và người đặt.
2. 2
   Sao chép thông tinChép 12 dòng tiếng Anh, xem mục 6.
3. 3
   Gửi xác nhận cho kháchGửi email xác nhận đặt phòng cho khách. Đơn đang xử lý thì là Gửi lại email đặt chỗ.
4. 4
   In xác nhậnChọn bản Tiếng Việt hoặc English.
5. 5
   In hóa đơn
6. 6
   Hủy đặt phòngẨn khi đã qua ngày nhận phòng. Xem mục 7.
7. 7
   Khung trạng tháiTrạng thái, mã xác nhận khách sạn và hạn hủy miễn phí (nếu còn).

Đang xử lý

Số tiền đang tạm giữ, chờ khách sạn xác nhận.

Đã hủy

Thời điểm hủy, người hủy, số tiền đã hoàn hoặc phí hủy.

Lỗi

Lý do lỗi, tiền đã hoàn đủ vào quỹ, nút Đặt lại khách sạn này.

Thông tin trong đơn

Phòng & khách lưu trú: từng phòng với điều kiện (giường, bữa sáng, hoàn hủy), tên khách, quốc tịch, số điện thoại; bên dưới là mã đặt chỗ, mã khách sạn, email nhận xác nhận và yêu cầu đặc biệt. Phía trên mục này là khách sạn, ngày nhận / trả phòng, số đêm, số khách.

Chính sách hủy: dòng thời gian, mốc đã qua làm mờ, mốc đang áp dụng có nhãn Hiện tại và số tiền phí.

• Chi tiết giá: tiền phòng, thuế & phí, tổng đã thanh toán; đơn hủy có thêm phí hủy và số hoàn vào quỹ.
• Ghi chú nội bộ: ghi chú bạn nhập khi đặt, khách không thấy.
• Lịch sử đơn hàng: tạo đơn, trừ quỹ, khách sạn xác nhận, xuất hóa đơn, hủy, hoàn quỹ; mới nhất ở trên.

6Sao chép thông tin đặt phòng

Nút Sao chép thông tin (ở trang chi tiết hoặc biểu tượng trong bảng) chép sẵn 12 dòng tiếng Anh để dán vào email, Zalo, WhatsApp gửi khách sạn, đối tác hoặc khách nước ngoài.

Reservation number: 298114027
Hotel confirm number: HGS-55821
Hotel Name: Hotel Grand Saigon
Guest Name: NGUYEN THI LAN
Check-in: 19/10/2026 (Mon) from 14:00
Check-out: 21/10/2026 (Wed) before 12:00
Nights: 2
Room: Senior Deluxe King nhìn ra thành phố
Number of rooms: 1
Nationality: Vietnam
Occupancy: 02 adults
Note: Breakfast included for 02 guests, non-smoking, no extra bed

7Hủy đặt phòng

1. Ở trang chi tiết, bấm Hủy đặt phòng (nút viền đỏ).
2. Hộp thoại cho biết số đã trừ quỹ, phí hủy theo chính sách và số tiền hoàn vào quỹ. Hủy sau hạn miễn phí có cảnh báo đỏ.
3. Chọn Lý do hủy, rồi bấm Hủy đặt phòng (nút đỏ). Đổi ý thì bấm Giữ đặt phòng.
4. Đơn chuyển sang Đã hủy, tiền hoàn cộng ngay vào quỹ trên thanh trên cùng.

Hủy là thao tác không hoàn tác được. Kiểm tra kỹ phí hủy trước khi bấm nút đỏ.

8Trên điện thoại

Trên điện thoại, mỗi đơn hàng là một thẻ chỉ giữ thông tin chính.

• Mã đơn, giờ đặt, trạng thái, khách sạn, ngày ở, tên khách, mã đặt chỗ, tổng tiền.
• Nút sao chép và Chi tiết ở cuối mỗi thẻ.
• Trang chi tiết xếp thành một cột, các nút thao tác chia đều thành hàng.